Personvernerklæring

Hvem er ansvarlig?

Må avklares før aktivering skal være behandlingsansvarlig for opplysningene som beskrives her.

Organisasjonsnummer

Må avklares før aktivering

Adresse

Må avklares før aktivering

Personvernkontakt

Må avklares før aktivering

Ansvarsdelingen mellom Plenor og organisasjonskunder må ferdigstilles før aktivering.

Hvilke opplysninger behandles?

Avhengig av hvilke Plenor-funksjoner du bruker, kan behandlingen omfatte:

• konto-, kontakt- og profilopplysninger;
• innlogginger, sikkerhetsfaktorer, økter og sikkerhetshendelser;
• organisasjonsmedlemskap, lag, roller og invitasjoner;
• kalenderdata, arrangementer, dokumenter, kartvalg og annet innhold du oppretter;
• integrasjonsdata når du kobler til en ekstern tjeneste;
• tekniske opplysninger som er nødvendige for drift, sikkerhet og feilsøking.

Den endelige erklæringen skal beskrive kilder og konkrete felt for hver behandling.

Kartinnsikt og reisehistorikk

Kartinnsikt er en valgfri funksjon som ikke er aktivert ennå. Når den er juridisk godkjent, skal den bare kunne samle posisjon mens Kart er åpent og synlig, aldri gjennom skjult bakgrunnssporing.

Forbedre Plenor Kart skal bruke grov posisjonsdata, tidsvindu, fart og reisemåte for terskelbeskyttede trafikkaggregater. Starten og slutten av reisen skal utelates. Forbedre din Kart-opplevelse skal lagre fullt rutespor, tidspunkt og reisemåte på brukerens personlige Plenor ID for historikk, statistikk og forslag i Kart.

Begge valg skal være avslått som standard og kan trekkes tilbake i Personvernsenteret. Personlig reisehistorikk skal kunne slettes fra Kart-innstillingene. Allerede anonyme, terskelbaserte aggregater kan ikke knyttes tilbake til brukeren eller slettes individuelt.

DPIA, leverandørvurdering, konkret oppbevaring og behandlingsgrunnlag må være godkjent før Kartinnsikt kan aktiveres.

Formål og behandlingsgrunnlag

Plenor skal knytte hver behandling til et tydelig formål og et gyldig behandlingsgrunnlag. Den ferdige oversikten skal minst skille mellom:

• levering av konto og avtalte funksjoner;
• sikkerhet, misbruksforebygging og nødvendig drift;
• rettslige forpliktelser;
• berettigede interesser som er dokumentert og avveid;
• frivillige valg eller samtykker der dette faktisk er riktig grunnlag.

Behandlingsgrunnlag per datakategori må juridisk kvalitetssikres før aktivering.

Leverandører, mottakere og overføringer

Plenor bruker tekniske leverandører for blant annet hosting, database, autentisering, e-post og valgfrie integrasjoner. Den aktive leverandørlisten skal angi leverandør, formål, datakategorier, behandlingssted og overføringsgrunnlag.

Opplysninger skal ikke deles med en ekstern tjeneste bare fordi tjenesten finnes i Plenor. En valgfri integrasjon aktiveres av brukeren eller organisasjonen som har myndighet til det.

Databehandleroversikt og eventuelle overføringer utenfor EØS må ferdigstilles før aktivering.

Hvor lenge lagres opplysningene?

Opplysninger skal slettes eller anonymiseres når formålet er oppfylt, med mindre lov, sikkerhet, tvisteløsning eller en avtalt organisasjonsregel krever videre lagring.

Kontosletting har i dagens produkt en planlagt 30-dagers periode før endelig sletting. Den endelige erklæringen skal angi konkrete frister for konto, sikkerhetslogger, innhold, sikkerhetskopier og integrasjoner.

Full oppbevaringsplan må godkjennes før aktivering.

Dine rettigheter

Avhengig av situasjonen kan du ha rett til informasjon, innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og protest. Samtykke kan trekkes tilbake uten at det påvirker lovligheten av tidligere behandling.

En forespørsel skal kunne sendes til personvernkontakten. Plenor må kunne kontrollere identiteten din på en forholdsmessig måte før personopplysninger utleveres eller endres.

Cookies og lokal lagring

Plenor bruker lagring som er nødvendig for innlogging, sikkerhet og funksjoner du ber om. Det omfatter økt- og verifiseringscookies, tema og redusert bevegelse, kalenderpreferanser og midlertidige lokale arbeidsdata.

Rammeverket legger ikke opp til annonsering eller samtykkekrevende analyse. Derfor innføres det ikke et cookie-banner nå. Hvis slik behandling legges til senere, må informasjonen og valgløsningen vurderes på nytt før aktivering.

Kontakt og klage

Spørsmål og forespørsler skal kunne sendes til Må avklares før aktivering.

Du kan også klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen bryter personvernreglene. Se Datatilsynets veiledning om klage.